U kunt alle artikelen handmatig invoeren maar ook massaal importeren via een spreadsheet.
De spreadsheet bewaart u en importeert u opnieuw, telkens als u veranderingen heeft doorgevoerd.
Print eventueel deze pagina ook even uit. Dat werkt sneller straks.
Download de spreadsheet op
http://www.ohmega.nl/files/spreadsheets/import_artikelen.zip
Opslaan op bureaublad, uitpakken en "import_artikelen.xls openen "
U ziet dan ee aantal kolommen.
Begin met verwijderen van de "niet verplichte" kolommen die u niet wilt importeren.
Daarna vult u de kolommen die wel geimporteerd moeten worden.
Toelichting per kolom
A. artikelcode is verplicht
B.Omschrijving is niet verplicht maar bespaart u wel heel veel werk bij offerte/order/facturatie
C. idem
D. wordt vaak niet gebruikt
E. wordt zelden gebruikt
F. Niet nodig als u zeker weet alleen met BTW hoog of alleen met BTW nul of alleen met BTW laag gaat werken.
0 is geen BTW, 1 is BTWlaag, 2 is BTW hoog. (kan wel later veranderd worden)
G. Wordt ook vaak niet gebruikt, kan later ook nog. Bijv. stks, uur, meter etc. (komt op d efactuur)
H Zorg eerst dat grootboeken aanwezig zijn in "Boekhouding - stamgegevens - grootboekrekeningen
U kunt alles op de zelfde grootboekrekening zetten maar dan moet u straks per offerte/order/factuur elke regel aanpassen en dat is veel werk straks.
V is alleen van belang als u met het voorraadbeheer werkt.
Zo niet: allemaal 0 (nul)
Verder Uren altijd 0, evenals de abonnementen en andere artikelen die niet tastbaar zijn.
Artikelen waarvan voorraad wordt bijgehouden op 1.
J. De code van de leverancier zoals die staat in Debiteuren/crediteuren.
Is eigenlijk allleen van belang alls u doet aan automatisch bestellen.
K. komt op de bestelling van dit artikel die u doet naar uw eigen leverancier
Dan volgen een aantal kolommen die u kunt verwijderen als als u niet werkt met "prijs per klantgroep" .
Als u echter werkt met "voor ieder artikel een andere prijs per klantgroep" kunt u kolom L en verder hiervoor gebruiken.
En natuurlijk uitbreiden met zo veel kolommen als u wilt.
Er is een onbeperkt aantal kolommen/prijsgroepen/klantgroepen mogelijk.
Zie ook hoofdstuk "Facturatie - prijsgroepen" in dit handboek.
Als u alles heeft ingevuld, noteert u op klad de kolommen die u heeft gebruikt.
De prijsgroepen aan het eind hoeft u niet allemaal te noteren, maar gewoon het AANTAL kolommen wat u aan het eind daarvoor heeft gebruikt.
Controleer of de prijzen in de spreadsheet met een komma of punt staan en onthoud dat.
Sla de spreadsheet op als "tekst (tab is scheidingsteken)".
Noem het ook weer import_artikelen.txt (andere naam mag natuurlijk ook).
Ga in Ohmega naar "Archief - systeembeheer - systeeminstellingen"
Controleer of onderaan de instelling betrefende comma of punt goed staat ten opzichte van wat u onthouden heeft uit de spreadsheet. OK
Maak een backup van uw gegevensbestand door te klikken op de blauwe button rechts bovenaan het programma.
Ga nu naar "Boekhouding - import/export - import artikelen.
Zet daar de kolommen die u genoteerd had in de juiste volgorde aan de rechterkant van het keuzescherm.
Onderaan vult u het aantal kolommen in wat u aan het eind had gebruikt voor de prijsgroepen.
(indien van toepassing).
Kies altijd voor "Bestaande artikel wijzigen als code gelijk is".
OK
Dan wordt gevraagd om het importbestand .
Kies import_artikelen.txt en OK
Dan kiezen voor
Delimited (tabs) en OK
Back up gemaakt YES ( gaat trouwens altijd goed, de backup is voor 100 % zekerheid).
import algemeen
export artikelen
export boekstukken
export rekeningschema
export voor nieuwe datafile (administratie)
Import artikelen (prijzen per klantengroep)
import debiteuren crediteuren
import grootboekrekeningen
import inkoopfacturen
import verkoopfacturen
import verkoopfactuurregels
import overigen